E-Arşiv Fatura Konusunda Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar
Vergi Usul Kanunu’nun 509 sıra numaralı tebliğine göre; 01/01/2020 tarihinden itibaren aynı gün içinde aynı muhataba vergiler dahil kesilecek faturaların toplamı; vergi mükellefi olanlar için vergiler dahil 5.000 TL, vergi mükellefi olmayanlar için vergiler dahil 30.000 TL’yi aşıyor ise o gün düzenlenen faturaların tamamını e- Fatura veya e-Arşiv fatura olarak düzenlenmelidir.
e-Fatura uygulamasına geçme zorunluluğu bulunmayan eczaneler(2018 Dönemi Brüt Satış Hasılatı 10.000.000 TL’yi geçmeyen eczaneler); SGK’ya kesecekleri faturaları Gelir İdaresi Başkanlığı e-Arşiv Fatura portalı üzerinden ücretsiz olarak kesebileceklerdir.
E-Arşiv Fatura Konusunda Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar
- SGK’ya verilecek tüm faturalar, (A,B,C,Yurtdışı vb.) faturanın tutarına bakılmaksızın e-arşiv veya e-fatura olarak kesilecektir. SGK Manuel kâğıt fatura kabul etmeyecektir. (7750409379 Vergi numarası tek olduğu için aynı gün kesilen tüm grupların faturalarının toplamı 5000 TL’nin altındaysa hariç.)
- E-Arşiv Faturalarda vergi numarası A, B, C ve Yurt dışı reçeteleri, Bez ve Medikal malzemeler için 7750409379, Geçici koruma kapsamındaki reçeteler için 0690481272 olarak girilecektir.
- E-Arşiv Fatura portalında “Belge İşlemleri” sekmesi altında “5000/30000 Fatura Oluştur” butonu ile taslak oluşturulabilmektedir. Oluşturulan taslaklarda daha sonraki günler içinde “Düzenle” seçeneği ile istediğiniz düzenlemeleri yapmanız mümkündür. Oluşturulan taslaklar Vergi Usul Kanunu’na göre sonraki ayın 7. Günü saat 23.59’a kadar kesilmek zorundadır. Bu sebeple ayın biri ila yedisi arasında başka kişi veya kurumlara e-Arşiv Fatura kesme ihtimali olmasından dolayı fatura kesilecek ayın son günü SGK’ya keseceğiniz fatura sayısı kadar taslak fatura oluşturmanız önerilir. Taslaklar “GİB İmza” butonuna tıklanıldığında sistemde kayıtlı olan cep telefonuna gelen SMS Onay Kodu’nu ilgili kutucuğa girip kaydet butonuna tıklanıldığı takdirde e-Arşiv faturaya dönüşecektir.(Bu sebeple İnteraktif Vergi Dairesi’ne kayıtlı olan cep telefonunun güncel olduğundan emin olunuz.) Bu işlemden sonra oluşturulan e-arşiv faturanın iptali mümkün değildir. Hatalı kesilen ve iptal edilmesi gereken e-arşiv faturalar için yeni bir e-arşiv fatura düzenlenmesi gerekmektedir. Yeni düzenlenen e-arşiv faturanın açıklama kısmına “……. tarih ve ….… no’lu e-arşiv fatura iptal edilip yerine düzenlenmiştir.” şeklinde bir ibare yazarak kayıt edilmelidir. Sistemdeki hatalı e-arşiv fatura muhasebecinize bildirilmelidir.
- Depolara kesilecek iade faturaları, 5000’inin üzerindeyse “Fatura Oluştur” sayfasında “Fatura Tipi” İADE seçilerek yapılmalıdır.
- GİB portalı üzerinden düzenlenen e-arşiv faturalar Maliye Bakanlığı’nın sunucularında “Süresiz” olarak saklanacaktır. Faturaların her zaman ulaşılabilir bir şekilde saklanma yükümlülüğü mükellefin kendisine ait olduğu için her e-arşiv fatura için bir çıktı alınarak saklanması faydalı olacaktır.
- Oluşturulan taslaklarda Gelir İdaresi’nin verdiği GİB ile başlayan bir Fatura Numarası olacaktır. Bu fatura numarası, Medula’da dönem sonlandırma yaparken kullanacağınız fatura numarasıdır.
- E- fatura için sadece çıktı yeterli olmasına rağmen, e-arşiv fatura için ıslak imza, kaşe ve iki nüsha olması zorunludur. Kuruma gönderilecek olan bu nüshalar en son SMS onayı alıp GiB imza yapılan kare kodlu çıktı olmak zorundadır. (Taslak faturanın çıktısını göndermeyiniz.)
- E-arşiv fatura oluşturulurken ”Satır Ekle” ye gelindiğinde birim fiyatı virgülden sonrası beş ya da altı haneli yazılırsa Medula sistemindeki ödenecek tutarla aynı olmaktadır. Medula’ da ödenecek tutarla e-arşiv faturanın en son toplam tutarının bire bir aynı olması gerekmektedir. Medula çıktısındaki KDV tutarı (%8-%18) e-arşiv faturada çıkan KDV’den düşük olabilir fakat yüksek olmamalıdır.
- Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yapılan e-Fatura Dönüşüm Tablosu ara yazılımında(Google Chrome ve Mozilla Firefox web tarayıcıları desteklemektedir.) Medula dönem sonlandırma işleminden sonra aldığınız dökümünüzdeki tüm bilgileri yerleştiriniz. Tabloda görünen “%18 KDV” kutucuğuna varsa dökümünüzdeki İlaç bedelinin %18 KDV’sini giriniz. (Eczane Hizmet Bedeli KDV Tutarı(%18) yazan miktarı girmeyiniz.) Tabloya Eczane Hizmet Bedeli’ni girdiğinizde Eczane Hizmet Bedeli KDV Tutarı (%18)’i otomatik olarak hesaplayacaktır.
- Medula dönem sonlandırmada Fatura numarasının yanlış yazılması durumunda, döküm iptal edilmeksizin, Kavaklıdere SSGM’ye hitaben yazılan işlemin sehven yapıldığına dair dilekçe, fatura kolisine koyulduğu taktirde kurum tarafından fatura numarasına uyumlu olarak düzeltilebilecektir. (Tutar asla yanlış veya eksik olmamak kaydıyla)
ANKARA ECZACI ODASI
YÖNETİM KURULU